Archivo (SIA) – Instituto de Evaluación, Profesionalización y Promoción Docente de Chiapas

El Instituto de Evaluación, Profesionalización y Promoción Docente de Chiapas (IEPPDCH), en cumplimiento a la Ley General de Archivos y a la Ley de Archivos del Estado de Chiapas, implementó el Sistema Institucional de Archivos (SIA).

El SIA, es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Forman parte del SIA, todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados; los cuales deben agruparse en expedientes de manera lógica-cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y la demás normatividad jurídica y administrativa aplicable.

Los archivos son un componente importante de toda organización, integrado a su quehacer diario; por lo anterior, tienen un papel considerable debido a que interactúan con el proceso administrativo, jurídico, recursos materiales, recursos humanos, recursos financieros y con los procesos de organización de la información documental. Por ello, surge la necesidad de implementar el Sistema Institucional de Archivos, ya que es de suma importancia aplicar la metodología archivística, para realizar la valoración, organización y depuración de los expedientes, bajo la normatividad nacional y estatal.

Por lo anterior, contar con un Sistema Institucional de Archivos, logrará entre otras cosas organizar la documentación, eficientar el uso de la información, facilitar la toma de decisiones, garantizar el acceso a la información pública; así como fortalecer la rendición de cuentas.

Estructura Org. SIA-IEPPDCH
Función y Objetivo
Grupo Interdisciplinario
Programa Anual de Desarrollo Archivístico
Instrumentos Archivísticos
Marco Normativo

Conforme a lo establecido en el Artículo 11 de la Ley de Archivos del Estado de Chiapas, que establece “El sujeto obligado tendrá como obligaciones generales organizar y conservar sus archivos, la operación de su Sistema Institucional, así como el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la legislación aplicable en la materia, y aquellas emitidas por el Consejo Nacional y el Consejo Estatal de Archivos.” Referente a ello, y para dar cumplimiento al artículo 22 de la Ley en mención, operará a través de las siguientes instancias:

I. Un área coordinadora de archivos.

II. Las áreas operativas siguientes:

a) De correspondencia;

b) Archivo de trámite, por área o unidad; y

c) Archivo de concentración.

Por lo anterior, este Instituto cuenta con los siguientes nombramientos:

Coordinadora de Archivos.
Responsable del Área de Correspondencia.
Responsables de los Archivos de Trámite.
Responsable del Archivo de Concentración.

Anexos:

Acuerdo General

https://drive.google.com/file/d/1aNXuuZTKdO2EyYjeoWTB7iXxTPD_i7rm/view?usp=drive_link

Nombramientos

https://drive.google.com/file/d/12U9xeooZh9h0s5rV3-y7Tw71auqFsd72/view?usp=drive_link

Función

Su función permite asegurar la conservación y organización de la documentación para ser utilizada con fines de consulta y de investigación.

Las actividades relacionadas con el quehacer archivístico, comprenden desde la elaboración o creación de los documentos hasta su destino final (conservación o eliminación).

Objetivo

Implementar el Sistema Institucional de Archivos con la información documental de las áreas administrativas, con base a la metodología archivística, establecida en la normatividad federal y estatal, requerida para cumplir con la organización y conservación de los archivos.

Entre las primeras acciones del Instituto, se realizó la integración e instalación del Grupo Interdisciplinario, misma que fue realizada el 29 de febrero del año 2024, en cumplimiento de los artículos 51 y 52 de la Ley de Archivos del Estado de Chiapas.

El grupo, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que den origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con la finalidad de colaborar con las áreas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. Integrantes del Grupo Interdisciplinario:

Grupo Interdisciplinario
Artículo 51 de la Ley de Archivos del Estado de Chiapas.	Integrantes del Grupo Interdisciplinario del Instituto de Evaluación, Profesionalización y Promoción Docente de Chiapas
I. Coordinación, dirección o unidad de Asuntos Jurídicos.	Área de Apoyo Jurídico
II. Planeación y/o mejora continua.	Área de Planeación
III. Coordinación de archivos o área coordinadora de archivos.	Coordinadora de Archivos del Instituto
IV. Tecnologías de la información.	Área de Informática
V. Unidad de transparencia.	Responsable de la Unidad de Transparencia
VI. Órgano interno de control.	Contralor Interna de la Secretaría de Educación
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.	Dirección de Formación Docente. Dirección de Instrumentación y Evaluación Educativa. Enlace del Sistema para la Carrera de las Maestras y Maestros. Área de Apoyo Administrativo.